Studijní a vědecká knihovna
v Hradci Králové
Photogallery On-line catalogue
Úvod > About us > O nás v tisku > Hradecká knihovna splňuje zákonné požadavky díky GFI Archiver

Hradecká knihovna splňuje zákonné požadavky díky GFI Archiver

Hradecká knihovna splňuje zákonné požadavky díky GFI Archiver. systemonline.cz [online]. 14.09.2022, č. 257 [cit. 2022-11-02]. Dostupné z: http://www.systemonline.cz/it-security/hradecka-knihovna-splnuje-zakonne-pozadavky-diky-gfi-archiver-z.htm

 

Společnosti a organizace musejí zabezpečit, ukládat a vyhledávat elektronickou komunikaci s ohledem na zákonné požadavky a soulad s předpisy. GFI Archiver umožňuje tomuto požadavku vyhovět se snadnou správou a používáním.

Ať již jde o Microsoft 365, Google Apps pro firmy nebo Microsoft Exchange Server, GFI Archiver pracuje souběžně a poskytuje firmám výhody archivace, včetně lepšího vyhledávání v e-mailech, vyšší shody s předpisy a cenných informačních přehledů.

GFI Archiver podporuje také další e-mailové servery, například Kerio Connect, nebo servery, které podporují funkci protokolování ("journaling"). Pokud to není možné a v organizaci se používá aplikace Outlook, mohou společnosti k archivaci přímo z aplikace Outlook použít nástroj File Archiving Assistant.


 

GFI Archiver poskytuje tyto hlavní výhody:

Zabezpečená archivace pro soulad s předpisy a správu – GFI Archiver umožňuje spravovat a zpřístupňovat historii elektronické komunikace organizace: e-maily, přílohy, soubory, záznamy v kalendáři, faxy a SMS (textové) a hlasové zprávy připojené a zaznamenané prostřednictvím e-mailu.

Minimalizace právních rizik – Archivuje e-maily a soubory v jejich původním stavu v centrálním úložišti chráněném proti neoprávněné manipulaci. Tento archiv pomáhá při zajištění souladu s předpisy, elektronickém zjišťování ("e-discovery") a interním vyšetřování a zároveň se neopírá o zranitelné online úložiště.

Snadný přístup k elektronické historii a vyhledávání – Historie e-mailů a staré verze souborů jsou vždy k dispozici pro rychlé vyhledání prostřednictvím rozhraní GFI Archiver, ať už na počítači nebo v mobilním zařízení. Zprávy, přílohy a soubory jsou před archivací automaticky indexovány, což umožňuje jejich rychlejší vyhledávání a načítání.

Lepší výkon e-mailu a úspora peněz – Archivací elektronické komunikace odděleně od aplikací lze ušetřit aktivní místo na serveru a zvýšit výkon aplikací. GFI Archiver ukládá jednu kopii e-mailu pro více příjemců a jeho přílohy, nikoli více kopií stejného e-mailu.


 

Řešení GFI Archiver využívá například Studijní a vědecká knihovna v Hradci Králové (SVKHK), a to k archivaci elektronické pošty a splnění zákonných požadavků. SVKHK je veřejnou univerzální knihovnou, která je součástí systému knihoven vykonávající koordinační, odborné, informační, vzdělávací, analytické, výzkumné, metodické a poradenské činnosti. V knihovně pracuje cca 90 zaměstnanců, kteří obsluhují cca 9 500 registrovaných čtenářů. Ročně knihovnu navštíví cca 170 000 návštěvníků. V počítačové síti je v provozu cca 200 osobních počítačů, z čehož je cca polovina určena pro veřejnost. Knihovna v oblasti IT bezpečnosti dlouhodobě spolupracuje s GFI Software, když historicky využívala či využívá systémy GFI MailEssentials, GFI WebMonitor a GFI EventsManager.

GFI Archiver je instalován s licencí pro 150 schránek a zajišťuje archivaci e-mailů pro zaměstnance knihovny a další virtuální uživatele. Každý týden se do archivu ukládá přibližně 10 000 e-mailů a 1 GB dat, aktuálně je v něm uloženo 106 GB dat. Hlavním důvodem nasazení GFI Archiver byla potřeba splnit zákonné povinnosti vyplývající z případných auditních požadavků, nicméně archiv slouží také k rychlé obnově e-mailů v případě ztráty či smazání uživatelem.

"GFI Archiver je produkt s velmi dobrým poměrem cena/výkon, který přesně vyhovuje potřebám organizace našeho typu," řekl Petr Sklenář, IT správce v SVKHK. "Z pohledu IT administrátora šetří čas při vyhledávání a obnově jednotlivých e-mailů či celých PST souborů, které uživatelé svou neobratností mohou smazat. GFI Archiver ale především zaručuje, že v archivu jsou e-maily přesně ve stavu, kdy přišly nebo odešly z našeho poštovního serveru."