Jak vyplňovat knihovnickou statistiku a nedělat chyby?

Autor: Eva Semrádová
Vyšlo 3/15/2018 v čísle Ročník 28 (2018), Číslo 1, v sekci Jak na to?

Knihovnickou statistiku provází tradičně mnoho polopravd i omylů, a tak se pracovníci Knihovnického institutu Národní knihovny ČR rozhodli podpořit naše znalosti definic, výkazů a statistik sérií školení, která proběhla minulý rok ve všech krajských knihovnách. V Královéhradeckém kraji se zájemci o tuto problematiku sešli počátkem listopadu ve Studijní a vědecké knihovně v Hradci Králové. Lektor PhDr. Vít Richter se zaměřil na vysvětlení významu hodnocení výkonů knihoven, komentoval knihovnické definice.
K práci se statistickými daty existuje řada nástrojů: jsou to zejména knihovnické standardy[1], časové řady a benchmarking[2] nebo metoda měření efektivity vynaložených finančních prostředků ve veřejné knihovně neboli metoda ROI (Return on Investment)[3]. Všechny tyto nástroje jsou založeny na porovnávání knihoven mezi sebou. Fungují tedy správně jen za předpokladu, že vstupní data mají stejné vlastnosti, jsou klasifikována podle stejných definic. Jinými slovy podle obehraného rčení: nemůžeme srovnávat „jablka a hrušky“. Z toho důvodu je vhodné si před sběrem dat ujasnit sporná místa statistického výkazu a seznámit se s celostátně platnými definicemi, které najdeme v úvodní kapitole v Deníku veřejné knihovny[4]. Národní knihovna na svém webu zveřejňuje odpovědi na nejčastěji kladené otázky ke statistice[5] a zde následují některé další praktické rady, jak se vyhnout chybám:
 

1. Obsluhovaná populace

Většina hodnot pro porovnání knihoven vychází z počtu obyvatel, kterým knihovna slouží. Zaznamenáváme počet obyvatel obce nebo obcí, obecní nebo městské části, pro jejíž obyvatele je vykazující knihovna zřízena. Do počtu obsluhované populace se započítávají také cizinci s realizovaným pobytem (trvalý a přechodný). Uvádí se stav k 31. 12. vykazovaného roku, údaj si ověřujeme každý rok v databázi Ministerstva vnitra ČR.[6] Pro potřeby výkazů se uvádí pouze počet obyvatel obce, ve které knihovna sídlí, i když má čtenáře i ze sousedních obcí.
 

2. Knihovní fondy

Vykazuje se počet řádně zaevidovaných knihovních jednotek, ke kterým má knihovna vlastnická práva. Výměnné soubory nebo fond deponovaný z pověřené knihovny se neuvádí ve stavu knihovního fondu ani v údajích o volném výběru. Pro zaznamenání objemu výměnných fondů má výkaz samostatné rubriky.
U knihovních fondů sledujeme návaznost na objem fondu v minulém roce. Platí vzorec: stav fondu minulého roku plus přírůstek a minus úbytek je roven stavu fondu daného roku.
Často není možné přesně zjistit počet knihovních jednotek ve volném výběru; pro tento účel použijte propočet: 1 m police = cca 30-35 svazků.
Jako součást fondu jsou vykazovány elektronické dokumenty na fyzickém nosiči (CD, DVD přehrávané pomocí PC, čtečky elektronických dokumentů). Elektronické databáze nebo jednotlivé dokumenty, ke kterým získala knihovna přístup sjednáním licence, nejsou vykazovány ve fondech, ale jako elektronické služby knihovny.
Periodika jsou dokumenty v tištěné nebo elektronické formě. Uvádíme počet jednotlivých titulů periodik, případně multiplikátů, nikoliv jednotlivá čísla.
 

3. Uživatelé knihovny

Do počtu registrovaných uživatelů se započítává i uživatel, který měl platnou registraci z uplynulého roku a který provedl v průběhu běžného roku alespoň jednu transakci zaznamenanou knihovním systémem. Obnovení registrace vícekrát v jednom roce nenavyšuje počet uživatelů, každý uživatel se započítá jen jednou.
Pro měření návštěvnosti elektronických služeb využíváme data z elektronických měřidel. Rozlišujeme návštěvníky webu knihovny a návštěvníky elektronických výpůjčních či informačních služeb. V počtu uživatelů internetu v knihovně lze vykazovat i návštěvníky využívající připojení přes wifi síť, pokud knihovna toto připojení nabízí a využívání sleduje.
U počtu návštěvníků kulturních a vzdělávacích akcí uvedeme počet osob, které se v daný den akce zúčastnily. V případě opakování akce v daném dni se počty návštěvníků sčítají. Počet účastníků cyklické vzdělávací akce se vykazuje u každé dílčí akce a počty se sčítají.
 

4. Výpůjčky

Započítávají se všechny evidované výpůjčky (absenční, prezenční, prolongace); pokud například u prezenčních výpůjček evidenci nevedeme, nemůžeme je ani vykazovat.
Do výpůjček se započítávají výpůjčky elektronických dokumentů na pevném nosiči (CD, DVD, výpůjčky čteček e-knih) a vykazuje se počet nosičů či čteček, nikoliv nahraných dokumentů. Výpůjčky e-knih a využívání elektronických zdrojů online jsou považovány za elektronické služby a do klasických výpůjček se nezapočítávají.
Jako „výpůjčky jiných dokumentů“ označujeme pro účely výkazů například deskové hry, trojrozměrné dokumenty, dokumenty v Braillově písmu, firemní literaturu.
Pro zařazení výpůjčky do kategorií respektujeme celostátně dohodnuté pravidlo, že určující je, zda se jedná o dětského, nebo dospělého čtenáře, nikoli jestli naučná literatura (nebo beletrie) pochází z fondu pro dospělého, nebo dětského čtenáře. Je vhodné si ověřit, zda to takto vyhodnocuje námi využívaný automatizovaný knihovní systém.
 

5. Meziknihovní výpůjční služba

U mezinárodní meziknihovní výpůjční služby je ze zákona garantem 6 knihoven (Národní knihovna ČR, Národní technická knihovna, Knihovna Akademie věd ČR, Moravská zemská knihovna v Brně, Vědecká knihovna v Olomouci a Národní lékařská knihovna). Knihovna, která žádá o službu prostřednictvím těchto knihoven, ji vykazuje v kategorii „meziknihovní výpůjční služba v rámci státu“, nikoliv jako mezinárodní.
 

6. Vzdělávací a kulturní akce

Vzdělávací akce poskytují nové informace a poznatky, vyžaduje se aktivní přístup účastníků (přednášky, jazykové kurzy, exkurze, workshopy, univerzity volného času, lekce informační gramotnosti, komentované hudební pořady apod.). U kulturních akcí je hlavním přínosem estetický zážitek a zpravidla nevyžadují aktivní spoluúčast návštěvníků (autorské čtení, koncerty, pasování prvňáčků, Noc s Andersenem, soutěže, hraní deskových her, výtvarné dílny, divadelní představení, výstavy apod.). Akci, kde se objevuje kulturní i vzdělávací složka, zařadíme podle převažujícího zaměření. U cyklických akcí se vykazují všechny lekce daného cyklu.
U akcí s více pořadateli si knihovna zařadí akci do statistiky, jen pokud patří mezi hlavní pořadatele. Akce jiné organizace v prostorách knihovny, kterou knihovna nepořádá (pronájem prostor), se nevykazuje.
 

7. Kopírovací služby

Knihovna vykazuje kopírovací služby, i když za ně nevybírá poplatky. Ale pokud za ně poplatky vybírá, musí odvádět poplatek za zhotovené kopie agentuře Dilia (podrobněji v článku Nabízíte v knihovně kopírování? Nezapomeňte na autorské odměny, který byl otištěn ve zpravodaji U nás v čísle 1 z roku 2016; https://www.svkhk.cz/SVKHK/u-nas-pdf_archiv/20160114.pdf).
 

8. Zaměstnanci

Vykazujeme pouze zaměstnance, kteří mají řádnou pracovní smlouvu. U neprofesionálních knihoven nerozlišujeme kategorie podle odbornosti a vzdělání. Vykazovaný úvazek by měl zahrnout celou pracovní dobu, ne jen otevírací dobu knihovny. Úvazky zaokrouhlujeme na dvě desetinná místa.
Knihovník, který vykonává práci bez nároku na odměnu, je dobrovolník. Počet pracovníků, kteří mají sjednanou dohodu o provedení práce či dohodu o pracovní činnosti, se ve výkazech nesleduje. Informace o těchto dohodách podává položka „ostatní osobní náklady“ v oddíle „financování“. U některých neprofesionálních knihoven může tak nastat situace, že oddíl „zaměstnanci“ zůstane nulový.
Mezi pracovníky s odborným knihovnickým vzděláním se zahrnují i absolventi akreditovaných rekvalifikačních knihovnických kurzů nebo od roku 2016 i ti, kteří složili příslušnou zkoušku v rámci Národní soustavy kvalifikací.
 
Knihovnické výkazy mají při posuzování, jak bylo „podnikání“ knihovny v daném roce úspěšné, stejnou funkci jako pro komerční firmy účetní uzávěrky. V denících knihovny a ve výkazech vyplňujeme tedy zásadně jen ta data, která je možné doložit z automatizovaného knihovního systému, z účetních dokladů atd. Když údaje neznáme, zůstane v evidenci nula.
 
Kontakt na autorku: eva.semradova@svkhk.cz

verze pro tisk · PDF verze