Jak se zapojit do portálu Knihovny.cz

Autor: Alena Paulusová
Vyšlo 9/20/2018 v čísle Ročník 28 (2018), Číslo 3, v sekci Naše téma

Co portál přinese vaší knihovně a vašim čtenářům?

• Zviditelnění – vaše knihovna bude zapojena do celorepublikového projektu a její fondy budou moci prohledávat uživatelé z celé řady knihoven různých typů.
• Vyhledávání na jednom místě – pro vaše čtenáře může být zajímavé prohledávat fondy ostatních knihoven nebo si propojit své účty pro snadnější přehled o svých aktivitách v zapojených knihovnách.
• Centrální index – na portálu je centrální index s více než 300 miliony zahraničních článků. Řada z nich je volně dostupná, takže je mohou využít i uživatelé knihovny, která si žádné databáze nepředplácí.

 
Bude vás to něco stát?
Za členství v projektu Knihovny.cz se správci projektu ani vývojovému týmu nic neplatí. V závislosti na použitém knihovním systému ale může něco stát úprava knihovního systému tak, aby byl v souladu s technickými specifikacemi. V některých případech je potřeba dokoupit nějakou licenci, případně zaplatit dodavateli knihovního systému za potřebné konfigurace, pokud si tyto změny neuděláte sami. O konkrétnější informace si zažádejte dodavatele vašeho knihovního systému nebo se obraťte přímo na nás, rádi vám poradíme.
 
První kroky
Pokud se do portálu Knihovny.cz rozhodnete zapojit, musíte nejprve vyplnit krátký dotazník se základními informacemi o svých fondech, o technické připravenosti a s kontaktem na osobu, se kterou budeme zapojení řešit (nejlépe někdo, kdo rozumí knihovnímu systému a kdo bude v případě potřeby schopen komunikovat s jeho dodavatelem).
V souvislosti se zapojením je potřeba podepsat 3 dokumenty:

• smlouva o přistoupení,
• smlouva o zpracování osobních údajů (kvůli Obecnému nařízení o ochraně osobních údajů - GDPR),
• jmenování administrativního kontaktu pro eduID.cz (více v kapitole “Přihlašování uživatelů knihovny do portálu”).

Všechny tři dokumenty podepisuje statutární zástupce knihovny.
 
Zpřístupnění fondu
Pro správnou funkci portálu je nezbytný přístup k vlastní a vždy aktuální kopii informací o fondu zapojené knihovny – jak k bibliografickým záznamům, tak i k informacím o jednotlivých exemplářích, které se posílají v poli 996. Pro zasílání záznamů upřednostňujeme protokol OAI-PMH (používá se i pro Souborný katalog ČR). Záznamy prosím posílejte pouze ve formátu MARC 21.
Portál nejprve provede počáteční sklizeň, která v závislosti na velikosti knihovny a typu knihovního systému může trvat od 2 hodin až do 7 dní. Následně pak pravidelně každou noc dochází k aktualizaci těch dat, která byla v daném časovém intervalu změněna nebo smazána. Nové záznamy by se tedy do portálu měly dostávat maximálně s jednodenním zpožděním.
Při počáteční sklizni provedeme analýzu bibliografických záznamů. Pokud víte o nějakých nesrovnalostech v popisu (neodpovídající kódované údaje u různých typů dokumentů, nestandardně používaná pole nebo podpole), dejte nám prosím dopředu vědět, s řadou věcí se dokážeme vypořádat. Pouze při závažných problémech vás požádáme o opravu.
 
Zpřístupnění služeb
Aby mohli vaši uživatelé prostřednictvím portálu provádět objednávky, rezervace či prodlužování a zobrazovat aktuální dostupnost jednotek, je nutná strojová komunikace mezi portálem a vaším knihovním systémem. Tato komunikace je na portálu řešena protokolem NCIP.
Kvůli rozdílné terminologii napříč knihovními katalogy a kvůli odlišným pravidlům o půjčování požadujeme od každé knihovny krátkou nápovědu, která se ukazuje v úplném zobrazení záznamů u jednotek (např. prezenční výpůjčka – pouze na studovny, sklad – dokument bude připraven k vypůjčení do 2 dnů…).
 
Přihlašování uživatelů knihovny do portálu
Přihlašování lze umožnit dvěma způsoby. Tím prvním je, že se knihovny samy zaregistrují do eduID.cz, což je služba provozovaná sdružením CESNET. To může být pro menší knihovny procesně a technicky náročné, proto jim může zapojení zprostředkovat po technické i organizační stránce Moravská zemská knihovna. Pověříte zapojením nás, pracovníky MZK, a my následně přebereme veškerou další agendu spojenou s vytvořením a provozováním přihlašovací brány. Od vás budeme potřebovat pouze vystavení dokumentu k jmenování administrativního kontaktu a logo knihovny, nejlépe čtvercové.
 
Testování a testovací uživatelé
Aby bylo v procesu zapojování knihovny možné otestovat funkcionalitu zapojované knihovny, potřebujeme dva testovací uživatele. Protože jsou v knihovnách velmi rozdílné zvyklosti ohledně množství a způsobu zápisu čtenářských informací, testovací uživatelé by měli být vytvořeni podle zaběhlého způsobu s maximálním množstvím údajů, které o uživatelích vedete.
Jeden z uživatelů by měl být bezproblémový, měl by na svém kontě mít alespoň jednu výpůjčku, objednávku a rezervaci. Druhý by měl být problémový s včas nevrácenou výpůjčkou, nezaplacenými dluhy a/nebo propadlou registrací. Část testování pak spočívá v tom, že porovnáváme, jaké informace a jaká práva jim dává knihovní systém zapojované knihovny a jestli se tito uživatelé dostanou ke stejným informacím a službám i prostřednictvím portálu.
Po našem testování vás požádáme, abyste funkčnost ještě zkontrolovali vy, protože nastavené chování znáte nejlépe sami a při testování nemůžeme vyzkoušet všechny možné alternativy (např. různé chování pro různé typy dokumentů, typy uživatelů, jednotlivá oddělení knihovny a pobočky, statusy jednotek). Prakticky to znamená otevřít si vedle sebe okno vašeho knihovního katalogu a okno portálu, přihlásit se do obou systémů jako stejný uživatel a provádět stejné akce (vyhledávání, objednání apod.). Různé knihovny používají pro stejné informace a procesy zcela odlišnou terminologii, takže je potřeba při testování klást důraz i na tento aspekt.
 
Dokončení zapojení a co dělat po zapojení
Zapojování knihovny a celé testování probíhá na vývojové verzi portálu. Do produkční verze portálu na adrese www.knihovny.cz se dostanete pouze poté, co se shodneme na tom, že je vaše knihovna zapojena zcela správně.
Pokud budete v budoucnu měnit knihovní systém nebo jeho verzi, je nutné nás o tom dopředu informovat. V případě změny verze je možné, že propojení na portál nebude fungovat zcela správně a bude potřeba provést změny i na naší straně. V případě zcela nového knihovního systému bude potřeba znovu provést celé propojení. Není vždy v našich kapacitách sledovat všechny zapojené knihovny, oceníme tedy, pokud si funkčnost propojení bude knihovna hlídat sama a v případě problémů nás neprodleně informuje.
 
Závěr
Cílem portálu je poskytovat stejné služby jako knihovní katalog knihovny, nebudeme tedy po vás požadovat zavedení nových funkcí nebo změny jejich procesů. Pokud umožňujete uživatelům platit pokuty a poplatky online, předregistrovat se nebo se online registrovat, můžeme tuto službu zprostředkovávat i na portále Knihovny.cz, ale nejsou pro zapojení nutné.
Do budoucna bude do portálu zapojen systém Získej, který uživatelům výrazně zjednoduší používání meziknihovní výpůjční služby.
Věříme, že portál bude pro vás i vaše uživatele přínosem a budete ho rádi používat.
Pokud máte nějaké dotazy nebo se chcete zapojit, neváhejte nás kontaktovat na mail@knihovny.cz.
 
Kontakt na autorku: paulusova@mzk.cz

verze pro tisk · PDF verze