Studijní a vědecká knihovna
v Hradci Králové
Photogallery On-line catalogue

Deset bodů pro přípravu dobrého projektu VISK 3

Autor: Vít Richter
Vyšlo 9/20/2018 v čísle Ročník 28 (2018), Číslo 3, v sekci Jak na to?

Dotační program Ministerstva kultury VISK – Veřejné informační služby knihoven – je k dispozici knihovnám od roku 2000. Pravidla pro přípravu projektů tedy známe již téměř 20 let. Tato pravidla nejsou oproti jiným dotačním programům nijak složitá, ale každý rok se najde celá řada projektů, které v dotačním programu neuspějí proto, že vlastní projekt nebyl dobře připraven po obsahové či formální stránce, ale také proto, že nebyl dobře zpracován z hlediska rozpočtu.
Nejčastěji využívaný podprogram v oblasti veřejných knihoven je podprogram VISK 3 – Informační centra veřejných knihoven (ICEKNI), který je ročně dotován částkou cca 23 mil. Kč. Běžně se hodnotí 300 až 400 projektů. Podmínky pro zpracování žádostí či projektů jsou vždy vyhlašovány 30. 9. pro následující rok a termín pro odevzdání projektů na Ministerstvo kultury je stanoven na 10. 12. Vyhlášení výběrového řízení, podmínky pro zpracování projektů, podklady pro vyúčtování a také zápisy hodnotitelských komisí i z minulých let najdete na webové stránce http://visk.nkp.cz/. Zkusme stručně rekapitulovat, na co je potřeba dát si pozor při přípravě projektu.

grafRichter.jpg

  1. Seznámit se se zadávací dokumentací – jedná se o triviální požadavek, ale každý rok se ukazuje, že řada zpracovatelů projektů si nepřečetla zadávací podmínky a dopouští se zbytečných chyb, které mohou vést k vyřazení projektu. Zadávací podmínky se každý rok mírně obměňují, proto nestačí vědět, jak fungovaly například před pěti lety. Velmi užitečné je projít si zápisy z jednání hodnotitelských komisí, ve kterých se dozvíte, jak komise reagovala na některé rozpory a složitější případy, jak nastavila průměrné ceny některých zařízení apod.
  2. Vždy je nezbytné si projít část „Hlavní priority pro rok …“ a zjistit, jestli váš projektový záměr reaguje na některou ze zvolených priorit, tj. zda vůbec může být podpořen.
  3. Projděte si také „Podmínky pro získání dotace“, kde je seznam standardů, které musí připravovaný projekt respektovat. Většinou stačí, když je uvedeno konstatování, že navržené řešení standardy dodržuje, ale jsou zde i podmínky, aby knihovna měla svou webovou stránku, nebo pokud se jedná o specializovanou knihovnu nebo městskou knihovnu působící ve městě nad 10 000 obyvatel, je nutné doložit přispívání do Souborného katalogu ČR apod.
  4. Obsah žádosti (projektu) – vždy si pečlivě projděte všechny body, které musí projekt obsahovat. Projekt se odevzdává v tištěné i elektronické verzi. Kromě základního formuláře musíte připojit celou řadu příloh, přičemž některé z nich jsou povinné a některé volné. V žádosti je nezbytné také vyplnit celou řadu statistických údajů – nepodceňujte tuto část, hodnotitelská komise se zajímá, kolik má knihovna čtenářů, jakou má provozní dobu, jakou částku vydává na nákup knihovního fondu apod. Elektronický formulář projektové žádosti musí být vyplněn a odeslán ve formátu Excel (XLS), popis projektu a ostatní přílohy jsou zasílány ve formátu DOC nebo PDF. Nejvhodnější je přílohy sloučit do jednoho souboru.
  5. Popis projektu by měl jasně a srozumitelně vysvětlit, v jaké jste situaci, jaké jsou vaše záměry, jak je chcete realizovat a čeho chcete dosáhnout. Přílohou zadávací dokumentace je osnova projektu včetně stručného návodu, jak ji naplnit. Popis projektu nemusí být příliš dlouhý, ale měl by být srozumitelný, aby členové hodnotitelské komise pochopili vaše záměry. Dotační program VISK klade důraz na inovativnost, na zlepšení služeb uživatelům, zapojení do spolupráce a tyto aspekty by měly být v projektu zdůrazněny, aby se nejednalo pouze o žádost na nákup určitých zařízení. Pokud požadujete něco specifického, něco atypického, vždy vysvětlete, proč je to důležité pro realizaci projektu, např. proč je potřeba licence pro určitou velikost fondu, proč je nezbytný větší server, proč místo promítacího plátna je užitečnější televizní obrazovka apod.
  6. Rozpočet projektu – v této části se vyskytuje největší množství chyb, které také nejčastěji způsobí negativní hodnocení projektu nebo jeho vyřazení. Vždy si v zadávacích podmínkách velmi pečlivě projděte, které výdaje nelze hradit z požadované dotace a které také nemůžete zařadit do finanční spoluúčasti. V zadávacích podmínkách je přímo uvedeno:
    • Z dotace není možné hradit mzdy a platy zaměstnanců, pohoštění, občerstvení a dary, náklady spojené se zahraničními cestami zaměstnanců, náklady na vyškolení personálu nesouvisející s projektem, náklady na vypracování projektu, náklady na pořízení nábytku, odpisy, účetní a právní služby, veškeré provozní náklady žadatele (nájem kanceláří, telefony, faxy, poštovné, poplatky za provoz knihovního systému jako služba, elektromagnetické čipy, čipy RFID[1] a náklady na jejich vlepování atd.). Dotace nebude poskytována na realizaci komerčních projektů. Pokud bude realizací dotovaného projektu dosaženo faktického zisku, je tento příjmem státního rozpočtu, a to až do výše poskytnuté dotace.
    • Ze spoluúčasti nelze hradit poplatky za připojení k internetu, náklady na pořízení nábytku, dále veškeré provozní náklady žadatele (nájem kanceláří, telefony, poštovné, poplatky za provoz knihovního systému jako služba atd.) a ostatní položky, které s projektem přímo nesouvisejí.
  • V podmínkách je jednoznačně konstatováno, že z dotace nelze hradit poplatky za provoz knihovního systému jako služba ani poplatky za internet. Občas se stává, že některý předkladatel projektu se snaží tento typ poplatku skrýt pod jinou položku (např. školení) – tuto praxi rozhodně nedoporučujeme. Co budete hradit z dotace a co ze spoluúčasti, je vaše rozhodnutí. Cenu určitého zařízení můžete rozdělit mezi dotaci a spoluúčast (např. cenu počítače ve výši 15 000 Kč lze rozdělit na 10 000 Kč z dotace a 5 000 Kč ze spoluúčasti), ale mnohem přehlednější je, když určitá zařízení nebo služby budete jako celek hradit z dotace a jiné ze spoluúčasti. Je to potom snadnější pro vyúčtování. Pokud bude projektem stanoveno, že cena počítače z dotace má činit maximálně 15 000 Kč, ale ve skutečnosti si koupíte dražší počítač (např. 18 000 Kč), můžete postupovat tak, že navýšenou částku 3 000 Kč zaúčtujete do spoluúčasti.
  1. Stanovení cen – pokud jde o stanovení cen a služeb, vždy se snažte, abyste uváděli průměrné ceny zařízení či služeb, které jsou na trhu. V některých případech je v zadávacích podmínkách stanovena limitní cena za zařízení, například za počítač apod. Myslete na to, že v hodnotitelské komisi jsou zastoupeni odborníci, kteří dobře vědí, kolik stojí běžný počítač, dataprojektor apod. Pokud v rámci hodnocení musí každý hodnotit 300 projektů, velmi snadno se pozná, které ceny jsou nadhodnoceny. Pokud z různých důvodů požadujete atypická nebo finančně nákladná zařízení, vždy jejich volbu zdůvodněte a vysvětlete.
  • Pokud v projektech VISK plánujete nákup softwarových produktů firmy Microsoft, využijte možnost jejich nákupu za výhodné akademické ceny v rámci multilicenční prováděcí smlouvy Select Plus (http://ipk.nkp.cz/programy-podpory/microsoft-select) nebo daru od TechSoup Česká republika (https://www.techsoup.cz/node/5495). Před podáním žádosti se informujte o konkrétních podmínkách a v rozpočtu projektu vždy uvádějte již snížené ceny. Když máte rozpočet hotov, vždy si na závěr přepočítejte, zda požadavek na dotaci nepřesahuje 70 % celkových nákladů projektu.
  1. Hodnocení projektů – v podmínkách také najdete popis hodnocení projektů, respektive kritéria pro jejich hodnocení. Každý člen hodnotitelské komise přidělí projektu bodové hodnocení za jednotlivá kritéria. Následně je proveden součet všech přidělených bodů od všech hodnotitelů a projekty se seřadí sestupně podle počtu získaných bodů. Každý projekt je potom na jednání komise individuálně hodnocen. Projekty, které získají vyšší bodové hodnocení, mají výrazně vyšší šanci získat podporu než projekty s nízkým bodovým hodnocením. Při zpracování projektu je dobré se na kritéria podívat a odpovědět sám sobě na to, do jaké míry váš projekt odpovídá hodnoticím kritériím a kolik může získat pozitivních bodů. Například:
    • Jsou cíle projektu v souladu s Koncepcí rozvoje knihoven?
    • Odpovídá projekt zadání?
    • Jaký je dopad realizace projektu, co se zlepší?
    • Jsou náklady přiměřené? Není projekt příliš nákladný oproti očekávaným přínosům?
    • Má projekt lokální, regionální nebo celostátní význam?
    • Přináší projekt něco nového?
  • Pokud jste schopni na otázky odpovědět, můžete v jejich smyslu ještě doplnit popis projektu.
  1. Při přípravě projektu komunikujte s možnými dodavateli, sbírejte zkušenosti z jiných knihoven, poraďte se s metodiky v pověřených a krajských knihovnách. Obecně platí, že nejvyšší podporu získávají projekty orientované na spolupráci, na zapojení do regionálního systému nebo do Centrálního portálu knihoven. Již delší dobu je podporováno vybavování IT knihoven jako vzdělávacích a kulturních center, v roce 2019 k tomu přibude podpora vybavování tvůrčích dílen typu makerspace, fablab apod. na podporu digitální a mediální gramotnosti. V tomto případě ale musí projekt obsahovat nejen nákup určitých zařízení, ale i personální a programové zajištění návazných aktivit.
  2. Přípravu projektu nenechávejte na poslední chvíli. Dost často se stává, že v rozhodujícím okamžiku nefunguje síť, lidé, kteří, mají dodat důležité podklady, jsou nedostupní, zrušilo se jednání zastupitelstva, starosta odjel na dovolenou nebo se změnila provozní doba pošty.  
 
Na závěr ještě můžeme připomenout, že realizaci projektu můžete zahájit ještě dříve, než bude projekt přijat, protože výdaje z běžného roku, kdy se má projekt realizovat, můžete následně v projektu uplatnit. Je ale pravda, že dotaci na projekt nakonec nemusíte získat a potom je úhrada jeho nákladů závislá pouze na vašem rozpočtu. Občas se také stane, že v průběhu roku se některé okolnosti změní a je potřeba projekt realizovat jinak, než bylo uvedeno v projektu. V tom případě je nezbytné požádat Ministerstvo kultury o změnu projektu. Pokud jde o drobné změny, není s jejich odsouhlasením problém, ale budete-li chtít změnit celkové parametry projektu, nemusí být změna akceptována, např. když chcete realizovat přechod na jiný automatizovaný knihovní systém a během realizace si rozmyslíte, že chcete systém zcela odlišný. To naznačuje, že jste se přípravě projektu dostatečně nevěnovali. Může se také stát, že projekt nejste schopni v plném rozsahu nebo vůbec realizovat: v tom případě je nezbytné finanční prostředky vrátit na stanovený účet Ministerstva kultury. O všechny tyto změny je potřeba požádat a informovat o nich co nejdříve, abyste se nedostali do konfliktu s kontrolou, kterou může dělat jak Ministerstvo kultury, tak potom i finanční úřad.
Termín pro vyúčtování a hodnocení projektů je stanoven na 10. ledna následujícího roku. Na tento termín nezapomeňte, protože při jeho nedodržení může finanční úřad uložit odvod za porušení rozpočtové kázně ve výši 5 % z celkové části dotace a dotyčnému příjemci nesmí být poskytnuta dotace v následujícím roce! Pro vyúčtování projektu jsou na stránkách VISK zhruba od poloviny roku ke stažení návod a podklady pro vyúčtování a hodnocení projektu.
Další podrobné informace najdete na http://visk.nkp.cz/. Štěstí přeje připraveným!

Kontakt na autora: vit.richter@nkp.cz
 
[1] Výdaje na nákup čipů lze zahrnout do spoluúčasti.

verze pro tisk · PDF verze