Studijní a vědecká knihovna
v Hradci Králové
Photogallery On-line catalogue

Google a jeho nástroje pro usnadnění spolupráce a komunikace

Autor: Tereza Otčenášková
Vyšlo 12/6/2018 v čísle Ročník 28 (2018), Číslo 4, v sekci Jak na to?

V současné době je k dispozici celá řada nástrojů pro usnadnění či zlepšení komunikace a spolupráce. Tyto nástroje jsou využívány nejen pro osobní, ale i pro pracovní účely. Mezi hlavní poskytovatele služeb tohoto charakteru v České republice patří Microsoft a Google. Záleží spíše na preferenci uživatele nebo také na tom, kolik lidí z pracovního či soukromého okolí má účet u zmíněných poskytovatelů. Právě kompatibilita nebo uživatelské rozhraní a jeho nastavení jsou pro řadu uživatelů velmi důležité. Pro jiné je stěžejní nabídka a možnosti dílčích funkcí. Vybrané z nich jsou popsány níže.
 
Nabídka nástrojů
Google poskytuje nástroje různého charakteru. Jejich nabídka je často rozšiřována, ovšem uživatelé jsou občas vystaveni i skutečnosti, že některý z nástrojů přestane Google podporovat, nebo jej zcela „stáhne“. Nejčastěji využívané je bezpochyby vyhledávání. Uživatel může zadat klíčové slovo, sousloví nebo celou otázku, na kterou chce či potřebuje znát odpověď. Vyhledávací funkce lze navíc úžeji specifikovat dle jejich typu, který je možné zvolit nahoře nad výsledky, respektive nad vyhledávacím polem s klíčovým pojmem. Zde lze vyhledávat mezi výsledky v kategorii obrázky, videa, mapy, zprávy, knihy a další.
Neméně důležitou funkcí je Gmail, tedy e-mailový klient od Googlu, který nepřetržitě vylepšuje své funkce. V jeho rámci lze spravovat kontakty a pochopitelně s nimi komunikovat. U kontaktů může být uvedena nejen e-mailová adresa, ale i telefonní čísla a další detaily.  Kontakty se v případě přihlášení do smartphonu pomocí Gmailu aktualizují v mobilním zařízení a synchronizují se s ním. Tato možnost představuje přidanou hodnotu v podobě flexibilní správy kontaktů a zaručení jejich propojení a jednotnosti v různých typech zařízení. Z hlediska komunikace se nabízí několik možností, jakou cestou ji realizovat. Standardně lze poslat e-mail nebo s uživateli, kteří mají Gmail a také aktivovanou službu Hangouts, zahájit a vést chat v reálném čase. V jeho rámci si mohou účastníci posílat soubory nebo uskutečnit videohovor, a to včetně možnosti pořádání videokonference až s 25 účastníky. Z hlediska správy e-mailů a pošty jsou k dispozici různá nastavení, zahrnující například přidání podpisu do e-mailu, nastavení automatické odpovědi v době nepřítomnosti nebo práci s tzv. štítky, které umožňují kategorizaci e-mailů nebo jejich vyhledávání. Je také pochopitelně možné rozřadit příchozí poštu do složek, které může uživatel kdykoliv přidávat, odstraňovat či upravovat.
Relativně nedávno Google přidal i možnost zaznamenávat si úkoly, kterým lze přiřadit datum, dokdy mají být splněny. Také je možné rozdělit je na dílčí úkoly a následně odškrtávat jejich splnění. Dále je k dispozici aplikace na poznámky a připomenutí, tzv. Keep. Zde uživatelé mohou přidávat poznámky, a to včetně odrážkových/položkových seznamů, obrázků nebo náčrtů / ručních kreseb. Tyto lze navíc sdílet a tak dva spolupracovníci či členové rodiny mohou bez problémů upravovat stejnou poznámku. Mimo jiné se nabízí využití kalendáře, kam si uživatel může zaznamenávat své aktivity a ve kterém může plánovat schůzky a další akce. Obecně lze říci, že Google je platforma, která podporuje i účty jiných poskytovatelů a komunikuje s nimi. Je tedy možno sdílet obsah, zaslat pozvánku na událost nebo jinak propojit uživatele Googlu a ostatních poskytovatelů.
Mezi velmi oblíbené nástroje patří překladač, kde lze vyhledávat nejen samotná slovíčka, ale i sousloví a dílčí fráze. K dispozici je i výslovnost, kterou uživatel aktivuje po kliknutí na malý amplion. Nemalou výhodou tohoto nástroje je i dostupnost celé řady světových jazyků. Slovní zásoba je navíc průběžně doplňována. Google dále nabízí přehled zpráv, ve kterých lze filtrovat dle zadaných kritérií. K dispozici jsou i nákupy, díky kterým může uživatel srovnávat ceny zboží z různých serverů a e-shopů.
Pro řadu uživatelů jsou stěžejní mapy. V tomto nástroji je možné vyhledávat adresy i body zájmu (restaurace, ubytovací kapacity, benzínové stanice, nemocnice, pošty a další organizace). Lze také plánovat trasy pomocí různých dopravních prostředků. Google Mapy poskytují i informace o aktuálním provozu. Itineráře a mapové podklady je možné dále sdílet, odeslat do telefonu, vytisknout nebo uložit. Uživatelé mohou – po přenesení okrového panáčka z pravého dolního rohu map na zvolené místo – využít tzv. Street View, tedy pohled na domy a ulice přímo z chodníku či silnice.
Z hlediska tzv. cloudových služeb (služeb, které poskytují úložiště online) Google nabízí fotky, které lze zálohovat a synchronizovat i ze smartphonu, na kterém je uživatel přihlášen pomocí Gmailu. Dále je k dispozici disk, na kterém může mít uživatel zálohována svá data. V jeho rámci lze spravovat své soubory a složky. Využitelné jsou standardní dokumenty, tabulky a prezentace, ale k dispozici jsou i formuláře, které mají nemalý potenciál zejména pro zjišťování informací od klientů či zaměstnanců nebo analýzu zpětné vazby. Zde Google poskytuje i možnost automatického vyhodnocení získaných dat. Všechny zmíněné typy souborů je navíc možné sdílet s přiřazením odpovídajících práv k úpravám jednotlivých souborů či složek. Dva uživatelé (a více) stejně tak mohou v reálném čase na souborech pracovat, což může výrazně ušetřit čas a také starosti s neustálým přeposíláním „aktuální“ verze sdíleného dokumentu, na kterém pracuje více osob. Nevýhodu mohou představovat omezené možnosti formátování, nicméně Google je neustále rozšiřuje a zvyšuje počet dílčích funkcí.
 
Finanční aspekty a bezpečnost
Většina nástrojů společnosti Google je dostupná zdarma. Nicméně chce-li uživatel více prostoru na disku (například pro zálohování dokumentů, fotografií a dalších souborů), může si doplatit větší kapacitu úložiště. Ceny zůstávají přiměřené a v návaznosti na kvalitu velmi výhodné.
Google dbá mimo jiné na bezpečnost. Nejenže poměrně úspěšně bojuje se spamy, ale umožňuje zabezpečení účtu vícero způsoby. Sleduje i aktivitu účtu, zejména místo a zařízení, ze kterého se uživatelé do svého účtu hlásí. Pokud se jedná o nezvyklou aktivitu, je uživatel vyzván k její kontrole. Eliminuje se tak hrozba zneužití účtu a všech dat v jeho rámci. Proto je vhodné doporučit poskytnutí alternativní e-mailové adresy i telefonního čísla, aby mohl Google zaslat ověřovací kód k prověření identity uživatele.  
 
Aktualizace a jejich úskalí
Google se snaží nepřetržitě inovovat, aktualizovat a vylepšovat. Je to jedna z platforem, která se neustále rozvíjí a v jejímž rámci mají uživatelé často dostupné jisté novinky. Někdy se pouze mění vzhled, jindy se rozšiřuje nabídka nástrojů, možnosti nastavení, doplňky a další funkcionality. Celkově je důraz kladen na jednotnost vizuálního stylu i principu práce s dílčími nástroji. Nicméně každá novinka s sebou pochopitelně nese změny a je nutné si na ně zvyknout. Tyto změny nevyhovují všem uživatelům, ale v případě zájmu o využívání služeb Googlu v plné míře se jim nelze vyhnout. Z hlediska jazyků se Google snaží poskytovat nástroje v řadě jazykových mutací. Nutno ovšem zmínit, že ne vždy je překlad dokonalý a zpravidla po představení nových funkcionalit někdy trvá déle, než se například čeští uživatelé dočkají.
 
Kompatibilita a nápověda
Google je nástroj velmi kompatibilní s různými prohlížeči, e-mailovými klienty a podobně. Výhodou je i propojení na smartphony, tablety, notebooky, pevné počítače a jiná zařízení. Podporován je nejen operační systém Android, ale i iPhone. Tyto služby jsou výhodné pro sdílení a synchronizaci úkolů, kalendáře, e-mailů a podobně. Uživatelé zde ocení i tzv. obchod, tedy Google Play, ze kterého si mohou stahovat a instalovat vybrané aplikace, ať již pro praktické, vzdělávací nebo zábavné účely.
Při řešení jakýchkoli problémů je možno využít nápovědy od Googlu. Ta je dostupná na následující adrese: https://support.google.com. Některé sekce nápovědy k určitým nástrojům jsou pouze v anglickém jazyce. Uživatel zpravidla popíše svůj problém a dohledané řešení se objeví pod vyhledávacím polem. Případně lze využít i různých diskusních fór, ať již oficiálních od Googlu, nebo dalších obsahujících komentáře a tipy různých uživatelů.
A největší výhoda Googlu? Pro někoho je to právě bezpečnost, pro jiného uživatelská přívětivost, rychlost, spolehlivost nebo spolupráce v reálném čase. Vše, co změní uživatelé, spolupracovníci nebo další účastníci komunikace, se projeví prakticky ihned. Úskalím samozřejmě zůstává nutnost připojení k internetu, ale to je v současné době dostupné na řadě míst v poměrně dobré kvalitě. Proto se překážky k používání služeb Googlu výrazně zmenšují a uživatelům se tak naskýtá možnost přístupu k informacím a k efektivnějším nástrojům pro komunikaci a spolupráci.
 
Kontakt na autorku: tereza.otcenaskova@gmail.com

verze pro tisk · PDF verze