Benchmarking knihoven aneb Proč se srovnávat s ostatními

Autor: Lucie Macháčková
Vyšlo 3/20/2025 v čísle Ročník 35 (2025), Číslo 1, v sekci Trocha odbornosti

Co je to benchmarking? Obecně ho můžeme charakterizovat jako nástroj k porovnávání výkonnosti jedné organizace s jinými organizacemi stejného nebo podobného zaměření. Jeho cílem je identifikovat nejlepší postupy a procesy, které vedou k vynikajícím výsledkům, a následně tyto postupy implementovat do vlastní organizace. V komerční sféře se tímto způsobem firmy snaží zjistit, co dělají jejich konkurenti lépe, a převzít od nich to nejlepší. Řečí sportu bychom benchmarking mohli přirovnat ke sportovci, který se podívá na rekordy ostatních a snaží se je překonat.
Jak benchmarking funguje? Nejprve je nutné definovat, co chceme porovnávat, tzn. určit indikátory měření. Dalším krokem je vybrat instituce, které jsou v dané oblasti považovány za nejlepší. Třetím krokem je získání informací o procesech, výsledcích a postupech vybraných institucí. Následuje porovnání vlastních výsledků s výsledky partnerů. Na konci srovnávacího procesu je, na základě zjištěných rozdílů, zavedení nových postupů s cílem například zvýšení kvality výrobků nebo zefektivnění výroby.
Proč je dobré benchmarking využít? Je to cenný nástroj pro každou organizaci, která se chce neustále zlepšovat a být konkurenceschopná. Jeho úspěch závisí na pečlivé přípravě, výběru vhodných partnerů a ochotě zavádět změny.
Jak vypadá benchmarking v prostředí knihoven? Knihovny jako jedinečné instituce v oblasti svého působení by jen těžko hledaly jinou instituci s podobným zaměřením, se kterou by se mohly srovnávat. Proto byl v roce 2006 pro veřejné knihovny v ČR spuštěn projekt Benchmarking knihoven. NIPOS ve spolupráci s Národní knihovnou ČR zpracoval databázi[1] pro porovnávání se knihoven mezi sebou. Základním informačním zdrojem pro hodnocení jsou statistická data z ročního výkazu o knihovně (Kult MK 12-01). Cílem je umožnit knihovnám srovnání se s ostatními knihovnami a zjistit, jaké jsou jejich silné a slabé stránky a jakým způsobem by mohly být vylepšeny. V roce 2023 byla databáze zpřístupněna v novém formátu, který významně rozšířil možnosti porovnávání. Knihovny, které se do této neveřejné databáze zapojí, sdílejí data o své činnosti s ostatními zapojenými knihovnami. Protože hovoříme o neveřejné databázi, registrované knihovny se zavazují k tomu, že data jiných knihoven nesmějí zveřejňovat bez jejich souhlasu.
 
Struktura databáze je složena z:

• jednotlivých hodnoticích indikátorů,
• zapojených knihoven, které je možné filtrovat podle několika parametrů,
• možností výběru až osmi knihoven pro srovnávání,
• možností srovnávání výkonu jedné knihovny v určitém časovém období.

 
Jednotlivé indikátory pro hodnocení výkonu/činnosti knihoven, které vycházejí primárně z dat formuláře Kult (MK) 12-01, jsou rozděleny do tří základních oblastí:
 
I. Podmínky pro činnost
1. Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel
2. % obnovy knižního fondu
3. Objem přírůstků na 1000 obyvatel
4. Počet exemplářů docházejících periodik na 1000 obyvatel
5. Počet internetových stanic na 1000 obyvatel
6. Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1000 obyvatel
7. Počet studijních míst na 1000 obyvatel
8. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 obyvatel
9. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 registrovaných čtenářů
10. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 návštěvníků
11. Roční provozní doba na 1000 obyvatel
12. % roční provozní doby z celkového pracovního fondu zaměstnanců knihovny
13. Počet hodin pro veřejnost týdně
14. % výdajů na knihovnu z celkových výdajů zřizovatele
 
II. Uživatelé
 15. Registrovaní čtenáři – % z obsluhované populace
16. Registrovaní čtenáři do 15 let – % z obsluhované populace mládeže do 15 let
17. Počet návštěv na jednoho obyvatele
18. Počet návštěv na 1 provozní hodinu
19. Počet virtuálních návštěv na obyvatele
20. % návštěvníků internetu z celkového počtu návštěvníků
21. Počet (absenčních) výpůjček na obyvatele
22. Počet výpůjček na registrovaného čtenáře
23. Obrat knihovního fondu
24. Kulturní a vzdělávací akce na 1000 obyvatel
25. Internetové služby: webová stránka, OPAC, interaktivní funkce, soubor odkazů, virtuální informační služba, elektronické informační zdroje, pro-aktivní informační služby (e-mail, SMS, newsletter)
26. Počet kladně vyřízených zaslaných požadavků MVS na 100 reg. uživatelů
27. % návštěvníků fyzických kulturních a vzdělávacích akcí z celkového počtu návštěvníků
28. % návštěvníků online kulturních a vzdělávacích akcí z celkového počtu návštěvníků online služeb
29. Počet výpůjček krásné literatury pro dospělé na jednoho dospělého reg. uživatele
30. Počet výpůjček naučné literatury pro dospělé na jednoho dospělého reg. uživatele
31. Počet výpůjček krásné literatury pro děti na jednoho reg. uživatele do 15 let
32. Počet výpůjček naučné literatury pro děti na jednoho reg. uživatele do 15 let
33. Počet výpůjček periodik na jednoho reg. uživatele
34. Počet e-výpůjček e-dokumentů na jednoho reg. uživatele
 
III. Financování, výdaje, efektivita
35. Provozní výdaje na 1 návštěvu
36. Celkové provozní náklady v přepočtu na jednoho obyvatele
37. Náklady na pořízení knihovního fondu (tradiční dokumenty) v přepočtu na jednoho obyvatele
38. Náklady na nákup licencí na el. inf. zdroje v přepočtu na jednoho obyvatele
39. Náklady na pořízení knihovního fondu (tradiční dokumenty) na výpůjčku
40. % čistých provozních nákladů (bez osobních nákladů a nákladů na knihovní fond) z celkových provozních nákladů
41. % nákladů na pořízení knihovního fondu z celkových provozních nákladů
42. % osobních nákladů z celkových provozních nákladů
43. % získaných dotací a grantů na celkovém rozpočtu knihovny z celkových příjmů na provoz
44. % vlastních příjmů na celkovém rozpočtu knihovny z celkových příjmů na provoz
45. Investiční výdaje na 1000 obyvatel


Obrázek 1 – Ukázka jednotlivých indikátorů
 
U knihoven, které mají zájem se do projektu zapojit, je nezbytné, aby byly schopny dodat všechna potřebná data, ze kterých se indikátory vypočítávají. U menších knihoven bývá problém zejména s ekonomickými údaji. Pokud jsou do databáze vložena nepřesná data, zkreslují potom celkové výsledky.
Zapojené knihovny je možné a pro porovnávání nezbytné filtrovat podle velikosti obsluhované populace obce, ve které knihovna sídlí, dále podle roku, typu knihovny (městské a obecní; krajské) nebo územního členění (kraje). Jednotlivé filtry je možné mezi sebou kombinovat.