Větší linku obsluhuje asi 4–5 pracovníků. Ta má ve svém středu pás třicet metrů dlouhý, na kterém jede jedna kniha za druhou.
Kolem pásu jsou rozmístěny boxy s čísly všech knihoven v systému. Ty se dělí na rezervační boxy, boxy s běžným obsahem a boxy na křehké materiály. Přes uličku jsou pak boxy umístěny na místa s jejich poštovním kódem a jsou rozváženy. Mimochodem finskou poštou! Pracovníci obsluhují celý stroj, kontrolují naplnění boxů a případné chyby. Jeden z pracovníků stojí na začátku a vkládá dokumenty na pás, ten zkontroluje systém a rozhodne, kam kniha půjde. Jedná se o robotický systém s minimálním přispěním lidské práce. Dokument tedy putuje po pásu a je vhozen do patřičné bedýnky. Má to svou nevýhodu v tom, že se knihy poměrně rychle ničí (ach), nicméně v helsinských knihovnách jsou knihy považovány za spotřební zboží (cože?), konzervační fondy v podstatě neexistují (jak jako?) a knihy jsou po poškození recyklovány (aha). V důsledku používání tohoto systému neexistují v podstatě na pobočkách žádné sklady. Hlavní nevýhodou systému IMMS je samozřejmě vysoká pořizovací cena.
A několik čísel nakonec. Linka je v provozu od jara 2019 a denně se na pásu objeví více než 20 000 položek, které putují do 50 knihoven a oddělení, pás má 87 skluzavek a je v provozu 10 hodin každý den. A co se děje s knihami, které zrovna nemají žádné umístění? Ty putují do… ne ne, není to sklad, i když je. Tady se mu ale říká Media Hotel a knihy, které jsou zde umístěny, mají pouze průměrný status, protože zkrátka nekolují. Regálů všude kolem nás bylo dost, ale Matti podotkl, že by potřebovali ještě trojnásobek místa. Vzhledem k tomu, že se nakupuje pro všechny knihovny v oblasti, tj. třeba i více než 30 výtisků jedné knihy, je místa potřeba opravdu hodně. Jedno z řešení je opět vyřazování a recyklace knih, které se nepůjčují.
Na tomto místě je pak třeba zmínit další fenomén, a to je síť Helmet. Helsinki City Library pracuje s Helmet, který funguje v rámci sítě Finna.fi pro metropolitní oblast Helsinky, Espoo, Vantaa a Kauniainen. To znamená, že dokument lze objednat v některé z knihoven v těchto oblastech a vrátit ji do kterékoli z 66 knihoven, které se zde nacházejí. Vrácená kniha pak putuje přes systém IMMS tam, kde je na ni vznesen požadavek nebo v kterém fondu právě chybí. Jedná se o síť, která propojuje nejen knihovny, ale i muzea a další kulturní instituce tak, aby byly dokumenty co nejrychleji přístupné veřejnosti, pokud jde o půjčování a vracení dokumentů, ale je zde možné vyhledat i akce, workshopy a další eventy v rámci systému. Pokud hledáte knihu, která v rámci tohoto systému není, systém vás přesměruje na Finna.fi (na původní web) a knihu i tak můžete objednat.
A centralizace do třetice. Ano. I propagace helsinských knihoven probíhá centrálně. V tomto ohledu byla velmi užitečná návštěva centra Helsinki City Library – Communication and Leisure Marketing, kde jsme byli seznámeni s centrálním systémem pro marketing, propagaci a zviditelnění knihoven. Marketingových týmů je v budově několik, pro každou oblast zvlášť.
Jedná se o tým asi 20 specialistů na marketing a reklamu, z nichž 5 zpracovává propagaci pro knihovny. Tento tým se aktuálně zaměřuje na 4 hlavní úkoly: na podporu a kulturu čtenářství, na zviditelnění knihoven jako nezastupitelných institucí v společenské roli. Dále se soustředí na vlastní digitální projekty a program knihoven v souvislosti se životním prostředím. V praxi to znamená podporovat kulturu čtení způsobem, který zajímá jak občany, tak média, podporovat aktivní činnost knihovny s ohledem na účast na společenské diskusi (je zde myšleno i s ohledem na volby, poněvadž knihovny jsou tradičními volebními místnostmi), připravit nové webové stránky Helmet.fi (jedná se o propojení všech 66 knihoven v metropolitní oblasti), pokračovat ve vytváření nové e-knihovny a v implementaci strategie sociálních médií do praxe. V neposlední řadě podporovat ekologické aktivity knihovny, na což speciální tým vytváří program prostřednictvím komunikace s veřejností a na základě zjištění navrhuje další opatření. Co se týká propagace, jsou využívány běžné prostředky. Ve finském prostředí to jsou webové stránky: Helmet.fi, Hel.fi, Oodi.fi, sociální média: Facebook a Instagram@kirjastohelsinki, tiskové zprávy, pitching, digitální obrazovky, brožury, plakáty a letáky. Výsledek takové práce je jednotný, spojuje všech 38 helsinských knihoven, vizuál je jasný, pod jedním logem, což každý potenciální i faktický návštěvník knihovny může snadno identifikovat. Celá oblast Helsinki City Library prošla asi před šesti lety kompletním rebrandingem. Veškeré městské instituce mají jedno logo a grafiku. Kromě grafiky a loga mají také tři webové stránky. Lehce stranou stojí hypermoderní knihovna Oodi, která je velmi specifická a má svůj vlastní web. Pak je to web Helmetu a web Helsinek v sekci knihoven. Webové stránky se zde upravují centrálně.
Většina kampaní míří na podporu čtenářství. Roční rozpočet tady činí cca 100 000 eur. Pro zajímavost například na sociální sítě mají rozpočet 20 000 eur. Každý rok jsou uskutečněny pouze dvě kampaně. Sociální sítě má každá knihovna zvlášť, ale centrálně je navíc spravována webová stránka pro všechny knihovny v oblasti. Postují dvakrát a maximálně třikrát týdně. Snaží se o pravidelný obsah. Každý měsíc se například věnují jedné knihovně v oblasti nebo si vybírají jednoho knihovníka, kterého představují. Dále pracují s vtipnými dotazy čtenářů, ale také s momentkami. Zbylé informace jsou zveřejňovány prostřednictvím stories. Facebook je na tom stejně. Jinou sociální síť v podstatě nevyužívají. Jsou si vědomi toho, že je potřeba investovat do těch nejpoužívanějších. Ostatní knihovny si své sítě spravují samy. Mají však v knihovně jednoho mediálního koordinátora, který komunikuje s týmem z Communication and Leisure Marketing. Každý zaměstnanec pak může posílat různé návrhy a tipy. Už máte depresi? Nemusíte. Prý jeden z deseti tipů se nakonec podaří realizovat.
Všechny knihovny, jak jsem zmiňovala, mají společný vizuální styl. Mají tak k dispozici veškeré šablony, do kterých přidávají pouze obrázek a text. Spravují společnou obrázkovou databanku pro knihovny, ze kterých mohou fotky využívat. Fotky si fotí sami nebo si je kupují. Fotí je předem po domluvě a vždy uzavírají smlouvy. Byl nám názorně vysvětlen i princip fungování reklamních obrazovek. Těch je po městě několik a každá knihovna je na několika z nich prezentována. Spravují se opět centrálně. Knihovny pouze posílají materiály. Jelikož ale knihovny a celá (nejen) kulturní oblast Helsinek funguje jako jeden celek, mohou knihovny využívat i obrazovky mimo prostory knihoven. A to zcela zdarma.
O moderních technologiích i o propagaci finských knihoven by se toho dalo napsat mnohem víc. Ale na to je zpravodaj U nás malý. J Snažila jsem se sice o stručnost, což se opět nepodařilo, ale pokud vás zaujaly, stejně jako nás, některé finské „manýry“, tak jste čtením dlouhého článku svůj čas nepromarnili.
Kontakt na autorku:
vladimira.buchtova@svkhk.cz
[1] ŠKUTA, Jakub. Finské knihovny – inspirativní cesta v rámci programu Erasmus+. Online. U nás: knihovnicko-˗informační zpravodaj Královéhradeckého kraje. Ročník 34, číslo 4 (2024), strana 37–40. 2024.[cit. 2025-01-16].