Knihovnicko-informační zpravodaj U Nás
Vyšlo: 12/2/2021
Číslo: Ročník 31 (2021), Číslo 4
Sekce: Jak na to?
Název článku: Soutěže zejména ve vztahu ke GDPR
Autor: Soňa Dresslerová
Zdroj: https://www.svkhk.cz/Pro-knihovny/Zpravodaj-U-nas/Clanek.aspx?id=202104015


Soutěže zejména ve vztahu ke GDPR

Soňa Dresslerová

Smluvní vztah mezi knihovnou a účastníky soutěže je založen smlouvou o soutěži (smlouva může být pojmenována jakkoliv), která může být písemná (i mailem) nebo ústní (smlouva vzniká i faktickým provedením soutěže, podáním přihlášky do soutěže či účastí v soutěži).
S osobami mladšími 15 let musí knihovna komunikovat prostřednictvím zákonného zástupce.
Knihovna je oprávněna na základě této smlouvy zpracovávat údaje nutné pro provedení soutěže, tj. jméno, příjmení a datum narození, adresu účastníků soutěže. Musí však informovat soutěžícího v souladu s čl. 13 nařízení EU č. 2016/679 o zpracování údajů a dalších skutečnostech. Povinnost informovat lze splnit uvedením požadovaných informací v písemné smlouvě o soutěži nebo např. v samostatném mailu. Je možné tuto povinnost splnit i uvedením informace v podmínkách soutěže a zveřejněním těchto podmínek např. na webových stránkách pořadatele a uvést do podmínek soutěže; v tomto případě je nutné do podmínek soutěže uvést, že přihlášením do soutěže vyslovuje účastník soutěže souhlas se zpracováním osobních údajů v soutěži.
V případě pořizování jakéhokoliv záznamu ze soutěže, např. z vyhlášení vítězů atd. (tištěné, online, webové stránky…) a veřejného prezentování tohoto záznamu např. v časopise, na webu…, zpracovává knihovna dle GDPR i další osobní údaj, a to podobu toho, kdo je na záznamu vidět.
V případě záznamu formou záběru davu neumožňujícího identifikaci konkrétního účastníka není třeba mít k tomuto záznamu a jeho užití souhlas zaznamenané osoby.
V případě záznamu formou záběru umožňujícího identifikaci konkrétní osoby je třeba mít k záznamu a jeho užití souhlas této osoby; na zpracování tohoto údaje nemá knihovna právo ani u účastníka soutěže dle smlouvy o soutěži (pokud neobsahuje souhlas se záznamem). Knihovna musí uzavřít se zaznamenanou osobou písemnou smlouvu o jejím souhlasu k užití její podoby v záznamu a k užití tohoto záznamu ke konkrétnímu účelu (nestačí uvést obecný účel nebo „jakýkoliv účel“, musí být určen konkrétně, např. ke zveřejnění na určitých webových stránkách, v časopise atd.). Tuto smlouvu o souhlasu s užitím podoby s účastníkem soutěže lze uzavřít i tak, že obsah této smlouvy bude uveden v podmínkách soutěže s informací, že účastí v soutěži účastník s tímto užitím souhlasí, nebo vyvěšením této informace u vstupu na příslušnou akci (je doporučeno si vyvěšenou informaci vyfotit a fotografii uschovat jako důkaz splnění povinnosti pro kontrolu ze strany příslušného úřadu). I tady platí povinnost informace dle čl. 13 nařízení EU 2016/679. Je možné povinnost splnit uvedením v písemné smlouvě nebo vyvěšením této informace u vstupu (opět je dobré si tuto informaci vyfotit pro případné kontroly). S jinou osobou než účastníkem soutěže (např. veřejností, která navštíví předání cen) tuto smlouvu o souhlasu s užitím podoby lze uzavřít i tak, že obsah smlouvy bude uveden v pozvánce na akci s informací, že návštěvou akce osoba s tímto užitím souhlasí, nebo vyvěšením této informace u vstupu na příslušnou akci (opět se doporučuje fotografie této informace). V případě, že nějakou část soutěže někdo moderuje či má na ní nějaké vystoupení (např. moderace slavnostního vyhlášení vítěze nebo hudební představení v rámci vyhlášení soutěže), musí knihovna jako pořadatel soutěže ještě splnit povinnosti dle GDPR vůči tomu, kdo moderuje, vystupuje.
Tento smluvní vztah je založen smlouvou o provedení moderace, vystoupení (smlouva může být pojmenována jakkoliv), která může být písemná nebo ústní (smlouva vzniká i mailem nebo faktickým provedením moderace, vystoupení, nebo potvrzením dohody o moderaci, vystoupení).
Knihovna je oprávněna zpracovávat údaje nutné pro provedení zajištění moderace, vystoupení (vč. úhrady za tuto činnost), tj. jméno, příjmení a datum narození, IČ, adresu na základě smlouvy o provedení vzdělání. Musí však informovat smluvní stranu v souladu s čl. 13 nařízení EU č. 2016/679 o zpracování údajů a dalších skutečnostech. Tuto povinnost informovat lze splnit uvedením požadovaných informací ve smlouvě o moderaci, vystoupení, je-li uzavřena písemně nebo v mailu.
Pokud by knihovna chtěla pořizovat záznamy z moderace či vystoupení (tištěné, online, webové stránky atd.) a prezentovat je veřejně např. v časopise nebo na webu, pak tímto záznamem zpracovává dle GDPR i osobní údaj podoby moderátora, vystupujícího. Na zpracování tohoto údaje musí knihovna s touto osobou uzavřít smlouvu, ve které tato osoba vysloví souhlas s užitím jeho podoby k pořízení záznamu a užití tohoto záznamu ke konkrétnímu účelu (nestačí uvést obecný účel nebo „jakýkoliv účel“, musí být určen konkrétně, např. ke zveřejnění na určitých webových stránkách nebo ke zveřejnění v časopise atd.) vč. informací dle čl. 13 nařízení EU 679/2016. V případě kontroly splnění povinnosti ze strany příslušného úřadu bude muset knihovna prokázat, že má souhlas smluvní strany s užitím podoby, proto je vhodné tuto smlouvu uzavřít písemně (může být obsažena i ve smlouvě o příslušné činnosti).
V případě, že účastník do soutěže přihlásí (poskytne) nějaký svůj výtvor, např. kresbu či článek, měla by knihovna uzavřít licenční smlouvu na užití tohoto výtvoru, protože výtvor je autorským dílem, na ty způsoby užívání, ke kterým knihovna chce toto autorské dílo užívat (např. zveřejnění na webových stránkách atd.). V tomto případě je vhodné podmínky licenční smlouvy dát již do podmínek soutěže a uvést do nich, že poskytnutím výtvoru souhlasí osoba s obsahem této licenční smlouvy (nejvýhodnější je licence na dobu neurčitou, bezplatná a v co nejširších rozsahu, např. „ke všem činnostem knihovny dle knihovního zákona a její zřizovací listiny“). S moderátorem, vystupujícím by měla knihovna uzavřít licenční smlouvu (moderace či vystoupení je autorským dílem) na ty způsoby užívání, ke kterým ta která knihovna chce toto autorské dílo užívat (např. zveřejnění na webových stránkách atd.).
Na závěr ještě poznámka k souhlasu s informováním o soutěži médii (televize, noviny).
V případě, že se jedná o informování o soutěži, stačí, když souhlas s informací poskytne pořadatel soutěže. Pokud by však mělo jít o informování o vítězi soutěže či kterémkoliv jiném účastníku soutěže či účastníku nějaké veřejné akce jiným způsobem než konstatováním, že „se zúčastnil, vyhrál“, pak dle právních předpisů není možné, aby tento souhlas poskytl pořadatel soutěže; musí jej poskytnout vždy konkrétní osoba, o které chce médium informovat. Tento souhlas přitom tato osoba nemůže poskytnout pořadateli soutěže, ale vždy jen konkrétnímu médiu, a nelze tedy do podmínek soutěže uvést, že účastí v soutěži dává souhlas s informováním o sobě.
 
Kontakt na autorku: Sona.Dresslerova@mzk.cz
 
 
 




© 2000-2010 Studijní a vědecká knihovna v Hradci Králové · pujcovna@svkhk.cz · knihovna@svkhk.cz