Úvod >
Ochrana osobních údajů
Ochrana osobních údajů
INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Chráníme vaše údaje
Tímto dokumentem vám poskytujeme informace o vašich právech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů ve Studijní a vědecké knihovně v Hradci Králové (dále jen SvkHK). Při zpracování osobních údajů se řídíme právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení EU“). Zpracování osobních údajů probíhá vždy v souvislosti s poskytovanou službou a stanoveným účelem zpracování.
Tento dokument bude pravidelně aktualizován, vznikne-li potřeba jeho aktualizace.
Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. V SvkHK platí interní pravidla určující, kteří zaměstnanci mohou mít přístup k vašim osobním údajům a v jakém rozsahu je mohou zpracovávat.
Osobní údaje dětí (tedy osob mladších 15 let) zpracováváme jen tehdy, pokud za dítě jednal nejprve jeho rodič nebo jiný zákonný zástupce. Jako rodič nebo jiný zákonný zástupce nesete odpovědnost za to, že poskytnutí údajů o dítěti není v rozporu s jeho zájmy a že dítě o zpracování osobních údajů námi i o jeho právech srozumitelně informujete.
K ochraně osobních údajů můžete přispět sami tím, že nebudete půjčovat čtenářskou průkazku jiným osobám (přihlásit se do SvkHK může každý) a nebudete nikomu sdělovat své přístupové údaje k čtenářskému kontu.
Doporučujeme vám, abyste si tyto informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější. Pokud by vám i přesto nebylo něco jasné, rádi vám kterýkoli pojem nebo pasáž vysvětlíme. Případné dotazy prosím směřujte na:
Bohdanu Hladíkovou, e-mail gdpr@svkhk.cz.
Jestliže nesouhlasíte se způsobem, jakým vaše osobní údaje zpracováváme, můžete k ochraně svých práv podniknout kroky uvedené níže.
Na ochranu soukromí a osobních údajů dohlíží:
Úřad pro ochranu osobních údajů
adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
web: www.uoou.cz.
1. SPRÁVCE VAŠICH ÚDAJŮ
Studijní a vědecká knihovna v Hradci Králové
sídlo: Hradecká 1250/2, 500 03 Hradec Králové 3
IČO: 00412821
(dále jen
„SvkHK“)
Kontaktní osoba: Mgr. Bohdana Hladíková, e-mail: gdpr@svkhk.cz, tel.: 49 49 46 239.
| |
SvkHK nemá povinnost jmenovat Pověřence pro ochranu osobních údajů, ani ho nejmenovala dobrovolně. Správce vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále. |
2.ÚDAJE, KTERÉ ZPRACOVÁVÁME, ÚČEL A DŮVOD JEJICH ZPRACOVÁNÍ
Zpracováváme pouze takové údaje, abychom vám mohli poskytovat kvalitní služby - rozsah poskytovaných služeb je dán
Knihovním řádem SvkHK.
SvkHK shromažďuje osobní údaje o uživatelích jakýchkoliv služeb poskytovaných SvkHK, registrovaných uživatelích a jejich zákonných zástupcích (případně zplnomocněných osobách), o spolupracujících osobách, o obchodních partnerech SvkHK, o autorech titulů a veřejně známých osobnostech.
Zpracováváme zejména tyto kategorie údajů:
Základní údaje
Identifikační údaje
Mezi základní identifikační údaje patří vaše jméno a příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu, číslo čtenářského průkazu, u cizinců: údaj o platnosti povolení k pobytu na území ČR, v případě dětí mladších 15 let: jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa v ČR zákonného zástupce dítěte a jeho podpis, podpis čtenáře.
Pokud jste obchodním partnerem, patří mezi základní identifikační údaje také IČO a adresa sídla.
Tyto základní identifikační údaje jsou součástí každé smlouvy (registrace), kterou uživatel knihovních služeb s
SvkHK uzavírá nebo kterou uzavírá s SvkHK obchodní partner. Tyto údaje vyžaduje SvkHK při uzavření smlouvy. Bez nich nemůže SvkHK požadované služby poskytnout.
| |
Pro následnou identifikaci registrovaného uživatele může SvkHK evidovat čísla čipových karet, které SvkHK akceptuje jako čtenářské průkazy, pokud se registrovaní uživatelé těmito průkazy budou identifikovat. |
| |
Důvod, proč údaje zpracováváme:
- uzavření a plnění smlouvy – poskytování požadovaných veřejných knihovnických a informačních služeb
- uzavření a plnění smlouvy – např. obchodní partneři
- plnění naší zákonné povinnosti – poskytování veřejných knihovnických a informačních služeb
- plnění naší právní povinnosti – zejména povinnost uchovávat doklady vzniklé z obchodních závazků dle daňových zákonů
- plnění naší právní povinnosti – ochrana knihovního fondu.
|
Doplňující a kontaktní údaje
Pokud nám sdělíte dobrovolně své kontaktní údaje, mezi které patří další kontaktní adresa, e-mailová adresa, můžeme vám poskytnout komfortnější komunikační služby např. zasílání upozornění o blížícím se konci výpůjční lhůty, o blížícím se konci platnosti registrace, o připravených rezervacích apod. Poskytnutí těchto údajů tedy není pro uzavření smlouvy vyžadováno.
Pokud nám poskytnete údaj o tom, zda jste držitelem průkazu ZTP či ZTP-P nebo studentem, můžeme vám na základě toho přiznat čerpání výhod, které SvkHK těmto osobám poskytuje, např. slevy při registraci.
| |
Důvod, proč údaje zpracováváme:
- pro zkvalitnění služeb při plnění smlouvy o poskytování knihovnických služeb.
|
Osobní údaje autorů, osobností
SvkHK zpracovává osobní údaje autorů různých titulů či významných osobností (zpravidla v rozsahu jméno a příjmení, datum narození, životopisné údaje, dosažené vzdělání). SvkHK tak činí v rozsahu nezbytném pro vykonávání bibliografických a rešeršních služeb v režimu knihovního zákona.
| |
Důvod, proč údaje zpracováváme:
- plnění úkolu daného zákonem ve veřejném zájmu
- vědecký či historický výzkum.
|
Údaje o poskytovaných službách
SvkHK zpracovává údaje, které úzce souvisí s tím, jak využíváte služby SvkHK, nebo údaje, které SvkHK v průběhu využívání služeb sdělíte nebo jinak je vytváříte při využívání služeb SvkHK. Jedná se zejména o tyto údaje:
- historie výpůjček, požadavků a plateb
- informace o aktuálních výpůjčkách, požadavcích a pohledávkách
- přístupy k multifunkčním zařízením
- příjezdy na parkoviště
- přihlášení čtenáře ke čtenářskému kontu.
| |
Důvod, proč údaje zpracováváme:
- pro plnění sjednaných služeb
- pro ochranu knihovního fondu, což je naše zákonná povinnost.
|
Údaje ze vzájemné komunikace
Zpracováváme údaje o naší vzájemné komunikaci, jako např. řešení případných stížností, připomínky k poskytovaným službám apod.
| |
Důvod, proč údaje zpracováváme:
- pro ověření kvality a správnosti plnění sjednaných služeb
- vypořádání reklamačních řízení
- pro ochranu našich oprávněných práv a zájmů.
|
Údaje z kamerových záznamů
Vybrané prostory
SvkHK jsou z bezpečnostních důvodů sledovány a zaznamenávány kamerovým systémem. Tyto prostory jsou pro uživatele viditelně označeny a doplněny informacemi vyžadovanými Nařízením o ochraně osobních údajů - GDPR.
| |
Rozsah a způsob zaznamenávání kamerovým systémem jakož i bližší podmínky ochrany osobních údajů získaných ze záznamu kamerového systému jsou obsahem samostatné přílohy č. 6 knihovního řádu – Směrnice o ochraně osobních údajů v souvislosti s kamerovým systémem.
Záznamy z kamerového systému jsou pořizovány výlučně za účelem ochrany knihovního fondu a ostatního majetku SvkHK a zvýšení ochrany práv a svobod osob, které by mohly být dotčeny protiprávním jednáním jiných osob.
Důvod, proč údaje zpracováváme:
- pro ochranu našich oprávněných práv a zájmů.
|
Účetnictví a daně
SvkHK shromažďuje identifikační a transakční údaje uživatelů (zejm. o provedených peněžitých úhradách poplatků uživatelů služeb) a obchodních partnerů za účelem plnění svých účetních a daňových povinností, které
SvkHK ukládá platná legislativa.
| |
Důvod, proč údaje zpracováváme:
- plnění povinností z právních předpisů
- pro ochranu našich oprávněných práv a zájmů
|
Vnitřní správa
Výkon (resp. obhajoba) práv
SvkHK v případě nutnosti vymáhání svých nároků (dlužné částky, náhrada škody) shromažďuje pro tyto účely základní údaje uživatele nebo obchodního partnera, údaje o poskytnutých službách, údaje ze vzájemné komunikace, údaje o učiněných právních krocích a jejích výsledcích.
| |
Důvod, proč údaje zpracováváme:
- pro ochranu našich oprávněných práv a zájmů.
|
Testování změn software
| |
Veškeré osobní údaje uložené v používaném software ze strany SvkHK mohou být využity k testování nového software, pokud nejsou pro jeho zavedení dostatečná testovací data.
Důvod, proč údaje zpracováváme:
- pro ochranu našich oprávněných práv a zájmů.
|
Statistické účely
| |
Údaje jsou užívané rovněž ke statistickým účelům, avšak v tomto případě vždy již v anonymizované podobě. Jedná se zejména o statistické analýzy věkové skladby uživatelů knihovnických služeb.
Důvod, proč údaje zpracováváme:
- pro ochranu našich oprávněných práv a zájmů – vnitřní administrativní účely
- plnění povinností z právních předpisů
- pro historický nebo vědecký výzkum.
|
3. JAK DLOUHO UCHOVÁVÁME VAŠE ÚDAJE?
SvkHK zpracovává osobní údaje po minimální dobu, po kterou je povinna osobní údaje zpracovávat. Archivace údajů se řídí právními předpisy, zejména zákonem o archivnictví.
Osobní údaje registrovaných uživatelů SvkHK
Osobní údaje registrovaných uživatelů
SvkHK uchovává po dobu platnosti čtenářské registrace, prodlouženou o rok. Během tohoto roku má uživatel možnost si členství jednoduše obnovit, aniž by přišel o historii svých výpůjček. Po uplynutí této doby
SvkHK veškeré údaje vymaže/anonymizuje (tedy smaže identifikační údaje čtenáře a původní údaje již nepůjde ke čtenáři přiřadit), pokud neeviduje vůči uživateli žádné pohledávky; pokud pohledávky eviduje, vymaže/anonymizuje údaje po uplynutí 1 roku od jejich úplného vyrovnání.
| |
Registrovaný uživatel, vůči kterému nemá SvkHK žádné pohledávky, je oprávněn požádat SvkHK o částečný výmaz některých svých osobních údajů, aniž by přitom byla ukončena jeho registrace. Částečnému výmazu podléhají tyto osobní údaje: údaje o vrácených prezenčních a absenčních výpůjčkách, údaje o provedených požadavcích, údaje o historii plateb. Částečný výmaz SvkHK provede do jednoho měsíce ode dne doručení žádosti. Registrovaný uživatel svoji žádost může vznést ve formě vyplnění příslušného formuláře osobně v SvkHK při současném ověření totožnosti žadatele ze strany pracovníků SvkHK. Podáním žádosti o částečný výmaz uživatel souhlasí s tím, že vymazávané údaje již nebude moci nikdy reklamovat ani k nim uplatňovat jiné nároky.
SvkHK však uchovává osobní údaje čtenáře, který byl rozhodnutím SvkHK zbaven práva užívat služeb SvkHK v souladu s čl. 5 bodem 4 knihovního řádu, aby nemohlo dojít k jeho opětovné registraci. Toto opatření trvá do jeho případného zrušení.
Osobní údaje zákonného zástupce uživatele SvkHK vymaže/anonymizuje ve vztahu k zastupované osobě, jakmile zjistí, že pominul důvod pro zastupování, případně, pokud dříve účel nepominul, spolu s výmazem/anonymizací osobních údajů uživatele. |
Osobní údaje ostatní
Údaje obchodních partnerů či jiných spolupracovníků jsou evidovány po dobu trvání příslušného smluvního vztahu a dále dle zákonných lhůt, nedojde-li ke skutečnosti, která odůvodňuje delší zpracování (např. vznik sporu).
Údaje z kamerového systému
SvkHK zpracovává 3 dny od pořízení záznamu (případně po dobu nezbytnou k prošetření vzniklého incidentu).
Účetní údaje
SvkHK vymazává vždy po uplynutí zákonných lhůt.
Osobní údaje získané s písemným souhlasem zpracováváme po dobu platnosti souhlasu. Pro vyloučení pochybností, samotný souhlas či odvolání souhlasu uchováváme z titulu našich oprávněných zájmů po celou dobu platnosti souhlasu a 3 let poté, co zanikl (v režimu omezeného zpracování).
Osobní údaje autorů jsou zpracovávány ve veřejném zájmu, tedy v zájmu veřejnosti na informace a též pro účely vědeckého a historického výzkumu, v souladu se základním posláním knihoven daném zákonem 257/2001 Sb., knihovní zákon, v platném znění a
SvkHK je k tomu zmocněna § 11 odst. 2 pís. b) cit. zákona (zpracovává a zpřístupňuje regionální informační databáze a zabezpečuje koordinaci krajského bibliografického systému). Z tohoto důvodu není zpracování údajů o autorech časově omezeno.
4. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsme od vás obdrželi nebo je získali při poskytování služeb vámi požadovaných nebo které sami svou aktivitou při čerpání námi poskytovaných služeb vytváříte.
Nevyhledáváme a nezpracováváme o vás osobní údaje z veřejných zdrojů. Výjimkou je vyhledávání veřejně dostupných údajů o autorech titulů a známých osobnostech, které zpracováváme pro bibliografické účely.
5. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Vaše osobní údaje zásadně spravujeme uvnitř
SvkHK a nepředáváme je jiným knihovnám ani jiným subjektům, není-li to nezbytné nutné. Taková potřeba může vzniknout v případě externích dodavatelů/poskytovatelů služeb, jako např. poskytovatelé donáškových služeb, poskytovatelé IT služeb, právních služeb, webových služeb apod. V takovém případě jsou s těmito subjekty – zpracovateli osobních údajů - uzavřeny smluvní vztahy, které zajišťují zabezpečení předávaných osobních údajů v souladu s Nařízením EU. Sídlo poskytovatelů služeb je umístěno zásadně v rámci EU a osobní údaje nejsou předávány mimo EU.
Některé orgány státní správy jsou oprávněny pro plnění svých zákonných povinností si vyžádat informace o vás ad hoc (např. policie ČR). Údaje poskytujeme jen tehdy, pokud oprávnění si tyto údaje vyžádat umožňuje zákon.
6. JAKÁ MÁTE PRÁVA?
Právo na přístup k vašim osobním údajům
Máte právo na přístup ke všem o vás zpracovávaným osobním údajům. Na vaši žádost
SvkHK poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů ve strojově čitelném formátu, případně umožní náhled do uzavřené smlouvy a do dalších dokladů u ní uložených.
SvkHK poskytuje přístup k některým osobním údajům též prostřednictvím čtenářského konta.
Právo na opravu osobních údajů
Máte právo na opravu změněných osobních údajů (nebo zjištěných nesprávně uváděných údajů z jakéhokoliv jiného důvodu).
SvkHK jejich opravu poté, co bude moci změněné údaje ověřit (např. z nového dokladu totožnosti). Kontaktní adresu, e-mailovou adresu a telefon můžete změnit též online po přihlášení do svého čtenářského konta.
Právo na výmaz osobních údajů
Máte právo na výmaz svých osobních údajů, které by
SvkHK zpracovávala neoprávněně.
Právo na omezení zpracování osobních údajů
Máte právo na blokaci svých osobních údajů za podmínek uvedených v čl. 18 Nařízení EU o ochraně osobních údajů (zejména bude-li vznesena námitka, existuje spor o oprávněnosti zpracování údajů).
Právo na přenositelnost osobních údajů
Máte právo na to, aby vám
SvkHK poskytla automatizovaně zpracovávané osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně, aby tyto údaje předala jinému správci, je-li to technicky proveditelné.
Právo na odvolání uděleného souhlasu
Pokud jste udělili
SvkHK souhlas se zpracováním osobních údajů pro vymezené účely, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat.
Právo na námitku
Máte právo vznést námitku, pokud je zpracování založeno na našem oprávněném zájmu (kamerový systém, obhajoba právních nároků) či na veřejném zájmu (bibliografické údaje o autorech a známých osobnostech).
Právo na podání stížnosti
Máte právo obrátit se kdykoliv se svou stížností na knihovnu, případně podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, adresa: sídlo Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 či požádat o soudní ochranu.
Způsob uplatnění práv
Pro uplatnění svých práv uvedených shora kontaktujte
SvkHK, resp. osobu uvedenou v bodu 1. těchto Zásad. Rovněž můžete využít námi připravených formulářů umístěných níže.
| |
SvkHK je povinna vás bezplatně informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud by SvkHK nevyhověla žádosti, bude vás informovat bezodkladně (nejpozději do jednoho měsíce) o důvodech nevyhovění.
V některých případech vymezených legislativou není SvkHK povinna zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech SvkHK může:
- uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady nebo
- odmítnout žádosti vyhovět.
Pokud SvkHK obdrží žádost, ale bude mít důvodné pochybnosti o totožnosti odesílatele žádosti, může vás požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení vaší totožnosti.
|
Formuláře k uplatnění Vašich práv:
► Žádost o přístup k osobním údajům
► Žádost o opravu osobních údajů
► Žádost o výmaz osobních údajů
► Žádost o omezení zpracování osobních údajů
► Žádost o přenositelnost osobních údajů
► Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů
► Vznesení námitky proti zpracování osobních údajů